Konfiguracja Statlook dla modułu RODO w Statlook Web

Jeżeli chcesz przeprowadzić konfigurację modułu RODO przy pomocy Statlook Master, przejdź do tego artykułu.

By móc w pełni wykorzystać funkcjonalność modułu RODO należy wykonać szereg operacji:

Określ kto pełni role wynikające z RODO w Twojej firmie. 

  • W Statlook Web przejdź do Ustawień i w sekcji Użytkownicy i uprawnienia wybierz Konta Statlook
  • Wybierz użytkownika, który pełni role wynikające z RODO (jeśli użytkownik nie znajduje się na liście, wybierz przycisk Dodaj) i edytuj uprawnienia indywidualne. W zakładce Prawa ogólne zaznacz odpowiednie uprawnienia w sekcji RODO.

 

Zdefiniuj listę firm, które uczestniczą w przetwarzaniu danych osobowych, uzupełnij informacje o przedstawicielach tych firm oraz zapisz ich adresy.

  • Przejdź do Ustawień Statlook Web, a następnie w sekcji Organizacja wybierz Firmy.
  • Jeżeli nie masz wprowadzonej żadnej firmy, należy to zrobić w tym momencie wybierając przycisk Dodaj. Jeżeli posiadasz już zewidencjonowane pozycje, możesz je jedynie edytować (klikając w jej nazwę) w taki sposób aby uzupełnić brakujące informacje.
  • Oznacz Twoją firmę, jako ADO, określ kto jest przedstawicielem ADO dla Twojej firmy
  • Jeżeli firmie, którą edytujesz będziesz powierzał dane osobowe to należy taką firmę oznaczyć jako dostawcę usług. 

 

Zdefiniuj strukturę lokalizacji Twojej firmy i opisz wprowadzone dla poszczególnych pomieszczeń zabezpieczenia

  • Przejdź do Ustawień Statlook Web, a następnie w sekcji Organizacja wybierz Firmy.

 

  • Jeżeli nie masz utworzonej struktury lokalizacji swojej firmy, należy to zrobić w tym momencie poprzez przycisk Dodaj. Jeżeli posiadasz już zewidencjonowane lokalizacje, możesz je jedynie edytować (przez wybranie jej nazwy) w taki sposób, aby uzupełnić brakujące informacje. Pamiętaj o przypisaniu lokalizacji do odpowiedniej firmy.

 

Uzupełnij listę pracowników Twojej Firmy

  • Jeżeli posiadasz usługę katalogową możesz zsynchronizować pracowników firmy z nią. Synchronizacja jest jednostronna, pobierze informacje o pracownikach z AD, nie wprowadzając zmian w drugą stronę. Aby wykonać synchronizację, skorzystaj z Statlook Master i przejdź do menu Organizacja -> Eksplorator widoku organizacyjnego, utwórz grupę zsynchronizowaną, a następnie uzupełnij informacje o domenie i włącz Skanowanie użytkowników.

  • Jeżeli posiadasz listę pracowników w pliku tekstowym lub arkuszu kalkulacyjny, można zaimportować taką listę do programu. Wystarczy, że dokument zapiszesz jako CSV i zaimportujesz taki plik do programu. Szczegółową instrukcję w jaki sposób poprawnie przeprowadzić import z pliku CSV w programie Statlook Master przedstawiono w TYM artykule.
  • Jeżeli nie masz możliwości przeprowadzenia żadnej z powyższych operacji, pracowników możesz utworzyć ręcznie. Rozwiń listę dostępnych raportów w module Użytkownicy, a następnie wybierz raport Lista użytkowników.
  • W kolejnym kroku, w raporcie Lista użytkowników, wybierz przycisk Dodaj i uzupełnij informacje o użytkowniku. 

Utwórz listy

Przed przystąpieniem do tworzenia dokumentacji poświęć chwilę na zastanowienie się nad tym jakie listy powinieneś utworzyć lub edytować. Przykładową listą, wbudowaną w system, jednak wymagającą uzupełnienia zgodnie z wymogami firmy jest ‚Zakres przetwarzania‚. W zależności od potrzeb możesz dodać do niej kolejne pozycje.

  • Przejdź do Ustawień, a następnie w sekcji RODO wybierz Zakres przetwarzania. Możesz wybrać także inne części modułu RODO, których listy chcesz uzupełnić.
  • Otwarta została lista Zakresów przetwarzania. Aby uzupełnić tą listę poprzez dodanie nowej wartości wybierz przycisk dodaj, a następnie wprowadź wartość, która ma zostać dodana wybranej listy.  
  • Jeśli edytowałeś już listy, możesz przejść dalej. Pamiętaj, że w dowolnym momencie możesz wrócić do tych ustawień i dodać nowe opcje, które będą widoczne w systemie.

Zdefiniuj systemy, w których przetwarzasz dane oraz źródła, z których je pozyskujesz

Do poprawnej ewidencji czynności przetwarzania (procesów) należy określić w jakich systemach dane są przetwarzane oraz skąd one pochodzą. Pozycje te można dodać w ustawieniach przeglądarkowej wersji programu Statlook Web. W tym celu przejdź do ustawień, a następnie w sekcji RODO wybierz ‚Nazwa systemu lub oprogramowania‚ lub ‚Źródło danych‚. Wybranie jednej z opcji otworzy stronę, na której możliwe będzie dodanie nowych wartości.

 

Jeśli wypełniłeś obie listy możesz przystąpić do inwentaryzacji zbiorów i czynności.

Zinwentaryzuj zbiory danych w Twojej firmie

  • Zbiory danych można wprowadzić do systemu z poziomu Statlook Web.
  • W Statlook Web rozwiń zakładkę RODO, a następnie wybierz Zbiory danych. Jeżeli nie masz utworzonych żadnych zbiorów, możesz to zrobić za pomocą przycisku Dodaj.
  • Dodanie nowego zbioru danych możliwe jest także z poziomu raportu Podsumowanie. Aby dodać nowy zbiór danych, w odpowiedniej sekcji raportu Podsumowanie wybierz przycisk Dodaj. Przycisk Zobacz więcej przenosi do raportu odpowiedniego dla wybranej sekcji.
  • Jeżeli już posiadasz wprowadzone zbiory i chciałbyś dodać nowy, przejdź do raportu zbiory danych i użyj przycisku Dodaj nowy zbiór danych
    raport zbiory danych

 

Utwórz czynności przetwarzania 

RODO nakłada obowiązek sprecyzowania w jaki sposób dane osobowe będą przetwarzane. Podobnie jak zbiory danych, czynności przetwarzania można wprowadzić z poziomu Statlook Web.

  • Z dostępnych raportów w module RODO wybierz Czynności przetwarzania
  • W raporcie Czynności przetwarzania wybierz przycisk Dodaj  
  • lub w raporcie Podsumowanie, w sekcji Czynności przetwarzania, wybierz przycisk Dodaj
  • Jeżeli wcześniej nie dodałeś źródła danych lub systemu, w którym są przetwarzane powinieneś zrobić to teraz
  • Po uzupełnieniu wszystkich informacji należy je zapisać i rozpocząć ewidencję dostępu do zbiorów

Określ, kto ma dostęp do Twoich zbiorów danych lub czynności. Dla tworzonego rekordu dostępu przypisz załączniki (np. skan upoważnienia podpisany przez pracownika)

  • Aby nadać uprawnienia, należy w Statlook Web rozwinąć listę dostępnych raportów w ramach modułu RODO, a następnie wybrać pozycję Dostępy.
  • Z poziomu raportu Dostępy wybierz przycisk Dodaj.
  • Aby nadać uprawnienia z poziomu raportu Podsumowanie, należy skorzystać z kafla Dostęp do czynności lub zbioru, w formularzu wybrać opcję Dostęp, a następnie uzupełnić pozostałe dane.

Określ kto przetwarza \komu powierzyłeś Twoje zbiory danych

  • Jeżeli dane w Twoich zbiorach przetwarzane są przez podmioty trzecie należy dodać informacje dotyczącą powierzeń. By utworzyć powierzenie przejdź do raportu Powierzenia, a następnie wybierz pozycję Dodaj i uzupełnij dane.
  • aby utworzyć powierzenie z poziomu raportu Podsumowanie,  należy ponownie skorzystać z kafla Dostęp do czynności lub zbioru. Tym razem w formularzu wybierz opcję Powierzenie i uzupełnij pozostałe dane:

 

Dodaj do systemu dokumenty bezpieczeństwa (np. Politykę bezpieczeństwa w Twojej firmie, Instrukcję zarządzania systemami informatycznymi)

  • Aby do systemu wprowadzić już istniejące dokumenty powiązane z bezpieczeństwem należy skorzystać z raportu Dokumenty dostępnego w ramach modułu RODO lub skorzystać z kafla Dokumenty w raporcie Podsumowanie. Lista ostatnio dodanych dokumentów będzie widoczna na widżecie w ekranie głównym modułu RODO.

Zaplanuj szkolenie z ochrony danych osobowych dla Twoich pracowników 

  • Największa ilość włamań wycieków danych następuje po udanym ataku socjotechnicznym. Atakujący manipuluje niczego nieświadomym pracownikiem, aby uzyskać odpowiednie dane lub przekonać do wykonania odpowiedniej operacji. Najważniejszym elementem w ochronie przed takimi atakami, bez względu na to czy będzie to spreparowana wiadomość email czy tez fałszywy telefon, są cykliczne szkolenia. Aby zaplanować szkolenie w systemie Statlook, należy przejść do raportu Szkolenia w module RODO i wybrać przycisk Dodaj lub skorzystać z kafla Planowanie szkolenia bezpieczeństwa. Formularz pozwoli na zaplanowanie szkolenia wraz ze wskazaniem osób, których ono dotyczy.


Czy uważasz, że artykuł był pomocny?

Powiązane artykuły