Jeżeli chcesz przeprowadzić konfigurację modułu RODO przy pomocy Statlook Master, przejdź do tego artykułu.
By móc w pełni wykorzystać funkcjonalność modułu RODO należy wykonać szereg operacji:
Określ kto pełni role wynikające z RODO w Twojej firmie.
- W Statlook Web przejdź do Ustawień i w sekcji Użytkownicy i uprawnienia wybierz Konta Statlook
- Wybierz użytkownika, który pełni role wynikające z RODO (jeśli użytkownik nie znajduje się na liście, wybierz przycisk Dodaj) i edytuj uprawnienia indywidualne. W zakładce Prawa ogólne zaznacz odpowiednie uprawnienia w sekcji RODO.
Zdefiniuj listę firm, które uczestniczą w przetwarzaniu danych osobowych, uzupełnij informacje o przedstawicielach tych firm oraz zapisz ich adresy.
- Przejdź do Ustawień Statlook Web, a następnie w sekcji Organizacja wybierz Firmy.
- Jeżeli nie masz wprowadzonej żadnej firmy, należy to zrobić w tym momencie wybierając przycisk Dodaj. Jeżeli posiadasz już zewidencjonowane pozycje, możesz je jedynie edytować (klikając w jej nazwę) w taki sposób aby uzupełnić brakujące informacje.
- Oznacz Twoją firmę, jako ADO, określ kto jest przedstawicielem ADO dla Twojej firmy
- Jeżeli firmie, którą edytujesz będziesz powierzał dane osobowe to należy taką firmę oznaczyć jako dostawcę usług.
Zdefiniuj strukturę lokalizacji Twojej firmy i opisz wprowadzone dla poszczególnych pomieszczeń zabezpieczenia
- Przejdź do Ustawień Statlook Web, a następnie w sekcji Organizacja wybierz Firmy.
- Jeżeli nie masz utworzonej struktury lokalizacji swojej firmy, należy to zrobić w tym momencie poprzez przycisk Dodaj. Jeżeli posiadasz już zewidencjonowane lokalizacje, możesz je jedynie edytować (przez wybranie jej nazwy) w taki sposób, aby uzupełnić brakujące informacje. Pamiętaj o przypisaniu lokalizacji do odpowiedniej firmy.
Uzupełnij listę pracowników Twojej Firmy
- Jeżeli posiadasz usługę katalogową możesz zsynchronizować pracowników firmy z nią. Synchronizacja jest jednostronna, pobierze informacje o pracownikach z AD, nie wprowadzając zmian w drugą stronę. Aby wykonać synchronizację, skorzystaj z Statlook Master i przejdź do menu Organizacja -> Eksplorator widoku organizacyjnego, utwórz grupę zsynchronizowaną, a następnie uzupełnij informacje o domenie i włącz Skanowanie użytkowników.
- Jeżeli posiadasz listę pracowników w pliku tekstowym lub arkuszu kalkulacyjny, można zaimportować taką listę do programu. Wystarczy, że dokument zapiszesz jako CSV i zaimportujesz taki plik do programu. Szczegółową instrukcję w jaki sposób poprawnie przeprowadzić import z pliku CSV w programie Statlook Master przedstawiono w TYM artykule.
- Jeżeli nie masz możliwości przeprowadzenia żadnej z powyższych operacji, pracowników możesz utworzyć ręcznie. Rozwiń listę dostępnych raportów w module Użytkownicy, a następnie wybierz raport Lista użytkowników.
- W kolejnym kroku, w raporcie Lista użytkowników, wybierz przycisk Dodaj i uzupełnij informacje o użytkowniku.
Utwórz listy
Przed przystąpieniem do tworzenia dokumentacji poświęć chwilę na zastanowienie się nad tym jakie listy powinieneś utworzyć lub edytować. Przykładową listą, wbudowaną w system, jednak wymagającą uzupełnienia zgodnie z wymogami firmy jest ‚Zakres przetwarzania‚. W zależności od potrzeb możesz dodać do niej kolejne pozycje.
- Przejdź do Ustawień, a następnie w sekcji RODO wybierz Zakres przetwarzania. Możesz wybrać także inne części modułu RODO, których listy chcesz uzupełnić.
- Otwarta została lista Zakresów przetwarzania. Aby uzupełnić tą listę poprzez dodanie nowej wartości wybierz przycisk dodaj, a następnie wprowadź wartość, która ma zostać dodana wybranej listy.
- Jeśli edytowałeś już listy, możesz przejść dalej. Pamiętaj, że w dowolnym momencie możesz wrócić do tych ustawień i dodać nowe opcje, które będą widoczne w systemie.
Zdefiniuj systemy, w których przetwarzasz dane oraz źródła, z których je pozyskujesz
Do poprawnej ewidencji czynności przetwarzania (procesów) należy określić w jakich systemach dane są przetwarzane oraz skąd one pochodzą. Pozycje te można dodać w ustawieniach przeglądarkowej wersji programu Statlook Web. W tym celu przejdź do ustawień, a następnie w sekcji RODO wybierz ‚Nazwa systemu lub oprogramowania‚ lub ‚Źródło danych‚. Wybranie jednej z opcji otworzy stronę, na której możliwe będzie dodanie nowych wartości.
Jeśli wypełniłeś obie listy możesz przystąpić do inwentaryzacji zbiorów i czynności.
Zinwentaryzuj zbiory danych w Twojej firmie
- Zbiory danych można wprowadzić do systemu z poziomu Statlook Web.
- W Statlook Web rozwiń zakładkę RODO, a następnie wybierz Zbiory danych. Jeżeli nie masz utworzonych żadnych zbiorów, możesz to zrobić za pomocą przycisku Dodaj.
- Dodanie nowego zbioru danych możliwe jest także z poziomu raportu Podsumowanie. Aby dodać nowy zbiór danych, w odpowiedniej sekcji raportu Podsumowanie wybierz przycisk Dodaj. Przycisk Zobacz więcej przenosi do raportu odpowiedniego dla wybranej sekcji.
- Jeżeli już posiadasz wprowadzone zbiory i chciałbyś dodać nowy, przejdź do raportu zbiory danych i użyj przycisku Dodaj nowy zbiór danych
Utwórz czynności przetwarzania
RODO nakłada obowiązek sprecyzowania w jaki sposób dane osobowe będą przetwarzane. Podobnie jak zbiory danych, czynności przetwarzania można wprowadzić z poziomu Statlook Web.
- Z dostępnych raportów w module RODO wybierz Czynności przetwarzania
- W raporcie Czynności przetwarzania wybierz przycisk Dodaj
- lub w raporcie Podsumowanie, w sekcji Czynności przetwarzania, wybierz przycisk Dodaj
- Jeżeli wcześniej nie dodałeś źródła danych lub systemu, w którym są przetwarzane powinieneś zrobić to teraz
- Po uzupełnieniu wszystkich informacji należy je zapisać i rozpocząć ewidencję dostępu do zbiorów
Określ, kto ma dostęp do Twoich zbiorów danych lub czynności. Dla tworzonego rekordu dostępu przypisz załączniki (np. skan upoważnienia podpisany przez pracownika)
- Aby nadać uprawnienia, należy w Statlook Web rozwinąć listę dostępnych raportów w ramach modułu RODO, a następnie wybrać pozycję Dostępy.
- Z poziomu raportu Dostępy wybierz przycisk Dodaj.
- Aby nadać uprawnienia z poziomu raportu Podsumowanie, należy skorzystać z kafla Dostęp do czynności lub zbioru, w formularzu wybrać opcję Dostęp, a następnie uzupełnić pozostałe dane.
Określ kto przetwarza \komu powierzyłeś Twoje zbiory danych
- Jeżeli dane w Twoich zbiorach przetwarzane są przez podmioty trzecie należy dodać informacje dotyczącą powierzeń. By utworzyć powierzenie przejdź do raportu Powierzenia, a następnie wybierz pozycję Dodaj i uzupełnij dane.
- aby utworzyć powierzenie z poziomu raportu Podsumowanie, należy ponownie skorzystać z kafla Dostęp do czynności lub zbioru. Tym razem w formularzu wybierz opcję Powierzenie i uzupełnij pozostałe dane:
Dodaj do systemu dokumenty bezpieczeństwa (np. Politykę bezpieczeństwa w Twojej firmie, Instrukcję zarządzania systemami informatycznymi)
- Aby do systemu wprowadzić już istniejące dokumenty powiązane z bezpieczeństwem należy skorzystać z raportu Dokumenty dostępnego w ramach modułu RODO lub skorzystać z kafla Dokumenty w raporcie Podsumowanie. Lista ostatnio dodanych dokumentów będzie widoczna na widżecie w ekranie głównym modułu RODO.
Zaplanuj szkolenie z ochrony danych osobowych dla Twoich pracowników
- Największa ilość włamań wycieków danych następuje po udanym ataku socjotechnicznym. Atakujący manipuluje niczego nieświadomym pracownikiem, aby uzyskać odpowiednie dane lub przekonać do wykonania odpowiedniej operacji. Najważniejszym elementem w ochronie przed takimi atakami, bez względu na to czy będzie to spreparowana wiadomość email czy tez fałszywy telefon, są cykliczne szkolenia. Aby zaplanować szkolenie w systemie Statlook, należy przejść do raportu Szkolenia w module RODO i wybrać przycisk Dodaj lub skorzystać z kafla Planowanie szkolenia bezpieczeństwa. Formularz pozwoli na zaplanowanie szkolenia wraz ze wskazaniem osób, których ono dotyczy.
