Zgodność systemu statlook z ustawą o ochronie danych osobowych

Ustawa o ochronie danych osobowych definiuje ich przetwarzanie jako: zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, opracowywanie, zmienianie, udostępnianie i usuwanie, a zwłaszcza te, które wykonuje się w systemach informatycznych. W związku z powyższym, system statlook jest systemem, który przetwarza dane osobowe.

Lokalizacja i typ danych osobowych w statlook

Dane osobowe w statlook mogą być wprowadzane oraz edytowane przez użytkowników z odpowiednimi uprawnieniami nadanymi przez administratora systemu. Przy wprowadzaniu oraz edycji danych osobowych, system automatycznie zapisuje informacje:

1. Data utworzenia wpisu zawierającego dane osobowe,
2. Nazwę użytkownika, który dokonał wpisu,
3. Datę ostatniej modyfikacji danych,
4. Nazwę użytkownika, który dokonał ostatniej modyfikacji,

Raport o danych osobowych

System statlook pozwala na wygenerowanie, wydruk oraz zapis raportu danych osobowych zawartych w systemie. W zakładce Pracownicy, raport pracownicy pozwala na wygenerowanie raportu zbiorowego lub dla poszczególnych pracowników.

Raport jest konfigurowalny i pozwala na wygenerowanie zestawienia danych, które pozwalają na identyfikację osób oraz zawierającego między innymi informacje o:

1. Dacie utworzenia wpisu,
2. Nazwie użytkownika, który dokonał wpisu,
3. Datę ostatniej modyfikacji,
4. Nazwie użytkownika, który dokonał ostatniej modyfikacji,

Dodawanie oraz edycja danych osobowych

Program statlook zawiera formularz pracownika, za pomocą którego można dodawać oraz dowolnie edytować dane osobowe pracowników: Dane osobowe gromadzone są w polach:

1. Imię – imię pracownika,
2. Nazwisko – nazwisko pracownika,
3. E-Mail – adres elektronicznej skrzynki pocztowej pracownika,
4. Komórkowy – numer telefonu komórkowego pracownika,
5. Telefon – numer telefonu stacjonarnego pracownika,
6. Lokalizacja – adres bądź numer biura pracownika

Dodatkowo formularz automatycznie uzupełnia dane takie jak:

1. Data utworzenia rekordu o pracowniku,
2. Nazwę użytkownika, który utworzył wpis,
3. Datę ostatniej modyfikacji rekordu,
4. Nazwę użytkownika, który dokonał ostatniej modyfikacji
5. Pełną listę zmian [historii] edycji danych pracownika

Model przetwarzania danych osobowych w statlook

Trójwarstwowa architektura systemu

1. System statlook składa się z 3 warstw:
   1. Agenci systemu uplook
   2. Serwer aplikacji oraz baza danych programu
   3. Konsola Master – oprogramowanie zarządzające systemem
2. Przetwarzanie danych osobowych występuje w dwóch ostatnich warstwach systemu:
   1. Serwer aplikacji oraz baza danych programu [przechowywanie, usuwanie oraz modyfikacja danych na podstawie informacji z konsoli Master]
   2. Konsola Master – oprogramowanie zarządzające systemem [Wszystkie modułu programu, pozwala administratorom systemu oraz osobom o odpowiednich uprawnieniach na tworzenie, modyfikacje i usuwanie danych osobowych]

Opis struktury danych osobowych w bazie danych

Baza danych wykorzystywana przez oprogramowanie statlook zawiera tabele oraz relacje między tabelami, które przechowują informacje o danych osobowych. Relacje wraz z opisem pól przedstawione są na poniższym diagramie:

Tabela ucoUser – zawiera podstawowe informacje o pracownikach, dane osobowe oraz teleadresowe przechowywane są w polach:

1. Id – identyfikator użytkownika w systemie, pole typu [int] IDENTITY(1,1) NOT NULL
2. FirstName – imię pracownika, pole typu [nvarchar](128) NOT NULL
3. Second Name – drugie imię pracownika, pole typu [nvarchar](128) NOT NULL
4. LastName – nazwisko pracownika, pole typu [nvarchar](128) NOT NULL
5. eMail – adres elektronicznej skrzynki pocztowej pracownika, pole typu [nvarchar](255) NULL
6. Phone – numer telefonu stacjonarnego pracownika, pole typu [nvarchar](64) NULL
7. Mobile – numer telefonu komórkowego pracownika, pole typu [nvarchar](64) NULL
8. FAX – numer faxu pracownika, pole typu [nvarchar](64) NULL
9. Icon – zdjęcie pracownika, pole typu [image] NULL
10. IdLocation – pole zawierające liczbę, której w tabeli corLocation odpowiada lokalizacja, pole typu [int] NULL

Tabela ucoUser powiązana jest relacjami z tabelami corLocation, umgMasterUser, corUserAttribute

Tabela corLocation – zawiera podstawowe informacje o lokalizacji oraz danych adresowych, pracowników w systemie. Tabela jest powiązana relacją z tabelą ucoUser. Opis pól zawierających dane adresowe:

1. Location – pole zawierające informację o lokalizacjach wprowadzonych do systemu, pole typu [nvarchar](max) NOT NULL
2. Id – identyfikator lokalizacji w systemie, pole typu [int] IDENTITY(1,1) NOT NULL

Tabela umgMasterUser – zawiera informacje o użytkownikach konsoli zarządzającej (Master). Tabela jest powiązana relacją z tabelą ucoUser. Opis pól zawierających dane osobowe:

1. Name – imię i nazwisko, pole typu [nvarchar](255) NOT NULL
2. eMail – adres elektronicznej skrzynki pocztowej pracownika, pole typu [nvarchar](255) NULL
3. Id – identyfikator pracownika w systemie, [int] IDENTITY(1,1) NOT NULL

Tabela corUserAttribute – zawiera informacje o dodatkowych atrybutach pracownika. Predefiniowanymi atrybutami w systemie są: Adres, Miejscowość, Kod pocztowy, Numer Id. Tabela jest powiązana relacją z tabelą ucoUser. Opis pól zawierających dane osobowe:

1. Value – pole zawierające wartości atrybutów przypisanych pracownikom, pole typu [Value] [nvarchar](max) NULL
2. IdOwner – pole zawierające identyfikator pracownika w systemie, pole typu [IdOwner] [int] NOT NULL

Tabela corProvider – zawiera informacje osobowe oraz teleadresowe o dostawcach zarejestrowanych w systemie. Opis pól zawierających dane osobowe oraz teleadresowe:

1. Id – identyfikator określający dostawcę zarejestrowanego w systemie, pole typu [int] IDENTITY(1,1) NOT NULL
2. Name – nazwa dostawcy zarejestrowanego w systemie, pole typu [nvarchar](255) NOT NULL
3. Regon – numer regon dostawcy zarejestrowanego w systemie, pole typu [nvarchar](64) NULL
4. Adress – adres dostawcy zarejestrowanego w systemie, pole typu [nvarchar](255) NULL
5. ZIP – kod pocztowy dostawcy zarejestrowanego w systemie, pole typu [nvarchar](32) NULL
6. Phone – numer telefonu dostawcy zarejestrowanego w systemie, pole typu [nvarchar](64) NULL
7. Town – miasto dostawcy zarejestrowanego w systemie, pole typu [nvarchar](128) NUL
8. Province – województwo dostawcy zarejestrowanego w systemie, pole typu [nvarchar](128) NULL
9. Country – kraj lub region dostawcy zarejestrowanego w systemie, pole typu [nvarchar](64) NULL
10. Phone – numer telefonu dostawcy zarejestrowanego w systemie, pole typu [nvarchar](max) NULL
11. Fax – numer faxu dostawcy zarejestrowanego w systemie, pole typu [nvarchar](max) NULL
12. Email – adres email dostawcy zarejestrowanego w systemie, pole typu [nvarchar](max) NULL
13. ContactPerson – imię i nazwisko osoby kontaktowej bądź dostawcy, pole typu [nvarchar](max) NULL